特定非営利活動法人 ITC近畿会

「中小企業と業務フロー」

 

ＩＴコーディネータ　
時久邦博

　中小企業では、業務フローの必要性はわかるけど、目前の仕事に手一杯で、それを作成するリソースが、、、、。という話で終わっているようです。一般的に、中小企業では、経営者が業務フローを会社の資産として考えるかどうかにかかっているのが多いようです。
　しかし、「業務フローが無い」＝「会社の業務の流れを統合的に把握できる手段がない」と言う事は、業務が属人化している危険な状態であるとうことには変わりません。。。。
　業務フローを整備し、そこから見えてくるところから業務改善が始まるのはもちろんですが、そもそも業務フローを「会社の資産」として考えているのでしょうか。

1、「業務の可視化」

　業務フローの整備をしっかり行なえば、それを見ながら業務改善に踏み出せる可能性があります。業務フローを紙（チャート）に書いて社員に示す事ができると、自分の持ち場だけでなく前後の工程や作業も理解できるようになり、業務改善や変更の際にも意思疎通がはやくなり合意形成がしやすくなります。

2、「業務のシミュレーション」

　業務フローチャートが出来るとと、それを見ながらの改善もいいですが、シミュレーションを行う事が出来ればさらに改善は加速します。計画した事をシミュレーションして仮説検証を行なう。結果が、思わしくなければチャート上で再び変更してシミュレーションを行なう。満足いく結果がでれば、実際に現場で業務変更を行ないます。そうすれば、大きな失敗も無いし、現場もスムーズに対応できるものと思います。

３、こんな使い方も

　最近では業務フローから、個人情報保護法に抵触するかどうかを考え、弁護士の協力を得て、それに抵触しない業務フローの作成を行なっている企業もあるようです。
　個人情報の例では、業務フローはマクロなものを作りますが、実際にオペレーションレベルでの業務フロー（細かいフロー）で個人情報の取り扱い方を現行の業務に実装していくという形をとります。

　業務フローを書くのにＶＩＳＩＯやＥＸＣＥＬは扱いにくいといわれる方に、ｉＧｒａｆｘのようにチャートが書けてシミュレーションができる使いやすい（私の感覚）パッケージソフトもあります。その他、インターネットに色々出ています。
　うまく活用して業務改革を楽しくやりましょう。

出所「 (株)サン・プラニング・システムズ 　基本デモ抜粋」 http://www.sunplanning.co.jp/product/igrafx/